会議をスムーズに進めるには「進め方の共有」が鍵！

こんにちは、JINです！

会議って、どうしても「長い」「結論が出ない」と感じること、ありますよね。僕も以前、あるプロジェクト会議で進め方が曖昧なまま進行し、結局何も決まらず、2時間が無駄になった経験があります。その時の参加者の表情や疲れ切った雰囲気は、今でも忘れられません。

そんな「無駄な会議」をなくし、「効率的で成果が出る会議」に変えるカギが「進め方の共有」です。今回は、東京コミュ塾™が提供するファシリテーションスキルの一つとして、この進め方共有の具体的なコツをお伝えします。

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なぜ進め方の共有が必要なのか？

例えば、キャンプに行くと想像してみてください。「テントを張るのがゴール！」と言いながら、誰が何をするのか、どの順番で進めるのかを決めずに始めると、どうなるでしょう？

全員が手探りで動き始め、結果的に時間を浪費してしまうでしょう。

会議も同じです。「何を話すのか」「どれくらいの時間を使うのか」「どうやって意見をまとめるのか」が共有されていないと、効率が悪くなり、結果が出ません。

進め方の共有で解決した実例

以前、東京コミュ塾™の受講生が社内の月例会議を任されました。その会議はいつも予定時間を大幅に超え、部下からも不満が出ていたそうです。そこで、進め方の共有を取り入れてもらいました。

結果、会議の進行がスムーズになり、参加者から「話がまとまりやすくなった」との声が上がりました。その受講生は上司からも「会議の進行が上手くなったね」と評価され、プロジェクトリーダーに抜擢されました。

進め方共有の具体的なコツ

1. アジェンダを共有する

アジェンダとは議題のこと。これを事前に共有することで、参加者全員が「次に何を話すか」を明確に把握できます。では、どのように共有すれば効果的でしょうか？

以前、プロジェクト会議の初めにこんなやり方を試したことがあります。プロジェクトリーダーとして、僕がまず会議室にホワイトボードを用意し、アジェンダを箇条書きにしました。例えば、

こう書き出してから会議を始めると、参加者全員が『今日はこれを話し合うのか』とすぐに理解し、無駄な発言や脱線が減りました。

あなたの会社の会議では、アジェンダが共有されていますか？もしない場合、参加者は『何が議論されるのか分からない』という不安を抱えているかもしれません。

2. 時間配分を明確にする

1つの議題に時間を使いすぎてしまい、肝心の重要議題に時間が足りなくなる…
これは、どんな会議でもありがちな問題です。そこで、各議題に具体的な時間配分を設定してみましょう。

以前、オンラインで行われた部門会議で、私はこんな時間配分を提案しました。

このスケジュールを事前に共有し、さらにタイマーを使って進行状況をチェックしたところ、参加者から『次に何を話すかが分かりやすい』『焦らず議論できた』という好評を得ました。

時間が曖昧な会議では、途中で『これ、いつ終わるの？』と感じたことはありませんか？時間配分を明確にするだけで、参加者のストレスを大幅に軽減できます。

3. 使用するツールを事前に説明する

ツールの使い方を会議の冒頭で共有しないと、進行中に混乱が起きることがあります。例えば、画面共有の方法が分からない参加者がいる場合、その場で説明することで会議全体が遅れる可能性があります。

ある時、オンライン会議でプロジェクトの進捗報告を行う際、事前にこう伝えました。

また、リアル会議では、

と冒頭で説明しました。

その結果、会議中にツールの使い方で戸惑うことがなくなり、議論がスムーズに進みました。

次回の会議で、『使用するツールの共有』を実践してみませんか？準備に数分かけるだけで、参加者の混乱を防ぎ、議論の質を向上させられます。

まとめ：東京コミュ塾™のファシリテーションで、成果を引き出す会議を実現しよう！

進め方の共有は、会議の成果を左右する重要なスキルです。次回の会議では、以下を実践してみてください。

東京コミュ塾™では、こうした具体的なファシリテーションスキルを提供し、あなたが会議で輝くサポートをしています。次回も実践的なノウハウをお届けしますので、どうぞお楽しみに！

投稿者プロフィール

話し方コーチJIN

東京コミュ塾代表 / 中小企業診断士 / スター講師誕生2022準優勝 / Udemy受講生7,000人以上

4年半の英国駐在中、欧州本社のサプライチェーンマネージャーとしてアジアから欧州全土への輸入販売の責任者となりました。この時のメンバーはそれぞれが個性の強い欧州人。彼らの意見を纏めたり、本社の意向をメンバーに分かりやすく説明するのは至難の業でした。この経験の中で培ったのがコミュニケーションスキルです。もちろん初めは上手くいかず、会議は炎上するはプレゼンは途中で遮られるは困難の連続でした。日本風の「和をもって尊しとなす」という考えは世界では通用しませんでした。そこからコミュニケーションスキルを磨くべく会議では毎回ファシリテーター役を担い、プレゼンの機会は逃さず挑戦しました。そうすることで少しずつコツを掴み、全員が納得出来るような分かりやすい話し方や会議を纏めるファシリテーション技術を身に付けることが出来ました。幅広い経験を基に、講座では経験の中で培った「実践ですぐに使える！」技術を体系的にお伝えします。世界に通用するコミュニケーションスキルを身につけましょう！

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